Нормы списания гсм на автотранспорте год. Какие нормы нужно использовать при списании гсм. Автомобили общего назначения
О. В. Фуцай , эксперт журнала "Учет в казенных учреждениях"
Для того чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованы. В статье пойдет речь об особенностях учета топлива в будущем году от приобретения до списания…
Учет топлива в госучреждении
Варианты приобретения бензина каждое учреждение выбирает самостоятельно. Как правило, его покупают за наличный расчет или по специальным талонам и топливным картам.
Если топливо приобретают за наличный расчет, приказом руководителя учреждения должен быть утвержден список водителей, которые имеют получать наличные деньги под отчет на эти цели. Кроме того приказом руководителя определяют сроки, на которые можно выдавать подотчетные суммы.
Получив деньги из кассы, водитель обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Например, если приказом установлено, что денежные средства подотчет выдают сроком на одну неделю, то в течение 3-х рабочих дней по истечении недели со дня выдачи водитель представляет авансовый отчет в бухгалтерию. Следующий момент, который нужно прописать в учетной политике - это списание бензина. В учете стоимость израсходованного топлива нужно списывать на затратные счета 109 00.
Рассмотрим на примере, какие проводки нужно сделать в бюджетном учете.
Пример .
Приказом руководителя учреждения культуры установлено, что выдача денежных средств на топливо за счет субсидии на выполнение госзадания производится еженедельно. Водителю Сомову И.И. выдали 9 ноября подотчет 1500 руб. на приобретение ГСМ. 17 ноября работник составил авансовый отчет, к которому приложил чеки с АЗС:
Бухгалтер в учете записал:
Когда топливо приобретают по безналичному расчету с использованием топливных карт и талонов для отражения операций в бюджетном учете следует учитывать момент перехода права собственности на ГСМ: после передачи талонов и карт или после заправки машины. Данный момент должен быть определен в условиях договора с поставщиком.
В целях контроля и сохранности выданных топливных карт учреждениям нужно выдавать их водителям под роспись в ведомости учета приема и выдачи то пливных карт. В ней фиксируют реквизиты карты, дата ее выдачи (возврата), Ф.И.О. водителей.
Топливные карты отражают на забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за 1 карту или по стоимости приобретения карты (если она предоставляется учреждению за плату).
При перечислении денежных средств учреждение оформляет заявку на кассовый расход для перечисления платы за изготовление топливных карт и оговоренной договором суммы поставки бензина.
При отпуске топлива на заправочной станции водителю выдают чек, в котором указывают наименование, количество топлива, дата и время заправки. Эти чеки работник должен приложить к путевым листам автомобиля, для которого предназначено полученное топливо.
Пример .
Колледж приобрел топливную карту за счет субсидии на госзадание в сумме 1000 руб. Месячный лимит расхода топлива по топливной карте составляет 100 л. Водитель образовательного учреждения заправил машину в течение ноября на 90 л. Расход топлива подтвержден чеками с АЗС. Оплата топлива была произведена в конце месяца. В день перечисления денег стоимость топлива составляла 39 руб./л. В учете учреждения отразил операции следующим образом:
Сумма, руб.
Отражены затраты на приобретение топливной карты
Перечислены деньги поставщику в оплату топливной карты
Принята к учету топливная карта и отражена на материально ответственном лице
Передана топливная карта водителю
Отражена стоимость приобретенного топлива и перед поставщиком
3510 (39 руб. х 90)
Перечислены средства на топливную карту на оплату бензина с лицевого счета
Отражена стоимость топлива в составе материальных запасов
Списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевых листов).
Как списать топливо по нормам
Чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованы. Под этим понимают ситуацию, когда фактический расход топлива не превышает нормы расхода, утвержденные в учреждении.
Для большинства марок автомобилей уже есть базовые нормы расхода ГСМ. Они утверждены распоряжением Минтранса России своим от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Они разработаны для прямой трассы и качественного дорожного покрытия. Поэтому учреждения сталкиваются с необходимостью постоянной корректировки базовой нормы на коэффициенты, которые также утверждены в данном документе. Напомним, что если маки автомобиля учреждения нет в списке Минтранса, нормы можно утвердить самостоятельно. Для этого нужно провести контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы.
В письме ФНС России от 21 сентября 2015 г. № АС-4-10/16581@ налоговики напомнили, что в нормы внесли изменения Распоряжением Минтранса России от 14 июля 2015 № НА-80-р. Оно действует с 14 июля 2015 года. Некоторые надбавки и коэффициенты теперь скорректировали в сторону увеличения, а значит и топлива можно списать больше.
Базовые нормы
Отметим, что базовые нормы расхода любого вида топлива остались без изменений.
Рассмотрим, какие базовые виды норм ГСМ существуют для автомобилей общего назначения (см. табл.).
Таблица 1.
|
Вид транспортного средства (ТС) |
Расчет нормы |
|
|
ТС в загруженном состоянии |
Базовая норма в литрах на 100 км пробега (л/100 км) |
|
|
ТС при проведении транспортной работы |
Транспортная норма в литрах на 100 км пробега (л/100 км); |
|
|
Учитывают нормируемую по назначению автобуса номинальную загрузку пассажиров и снаряженную массу |
||
|
Самосвал |
Учитывают норму загрузки (коэф. 0,5) и снаряженную массу |
|
|
Грузовой автомобиль при транспортной работе, а также автопоезд с грузом или без него |
1) Транспортная норма в литрах на 100 тонно-километров (л/100 ткм); 2) Использование установленных ранее коэффициентов на каждую тонну перевозимого груза, массы прицепа или полуприцепа - до 1,3 л/100 км и до 2,0 л/100 км; 3) Использование точных расчетов, выполняемых по специальной программе-методике непосредственно для каждой конкретной марки, модификации и типа ТС. |
Базовые нормативы топливного расхода зависят от типа и назначения транспортного средства (грузовой, автобус, легковой), конструктивных особенностей ТС, вида топлива, маршрута и режима движения, массы машины. Транспортная норма включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза.
Рассмотрим единицы измерения ГСМ (см. табл. 2)
Таблица 2.
*А для газодизельных машин, сжатый природный газ измеряют в. м. куб, а дизельное горючее - в литрах.
Также применяют при расчетах эксплуатационный норматив. Его определяют по месту эксплуатации ТС на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации.
Поправочные коэффициенты
Особые климатические условия или дорожно-транспортные факторы требуют применения поправочных коэффициентов. Они рассчитываются исходя из исходных нормативных показателей путем повышения или понижения базовой нормы.
Разберем, какие повышающие надбавки можно применять при расчете (табл. 3).
Таблица 3
|
Предельная величина коэффициента в процентах |
|
|
в зимнее время, в зависимости от климата определенного района |
|
|
на трассах общего пользования (в зависимости от категории) со сложным планом |
|
|
на дорогах в горной местности (в зависимости от высоты местности над уровнем моря) |
|
|
в городских условиях, в зависимости от количества населения |
|
|
при наличии в маршруте частых остановок для погрузки/выгрузки |
|
|
при транспортировке негабаритных и тяжеловесных грузов с пониженной скоростью (в зависимости от диапазона скоростей) |
|
|
в процессе выполнения обкатки нового ТС |
|
|
при эксплуатации системы климат-контроля или кондиционера |
|
|
при перегоне ТС (в зависимости от вида перегона) |
|
|
для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет или с общим пробегом более 100 тыс. км |
|
|
для автомобилей, находящихся в эксплуатации более восьми лет или с общим пробегом более 150 тыс. км |
|
|
при работе грузовых автомобилей, фургонов, грузовых таксомоторов и т.п. без учета транспортной работы |
|
|
при работе автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия |
|
|
при работе специальных автомобилей выполняющих транспортный процесс при маневрировании, на пониженных скоростях, при частых остановках, движении задним ходом и т.п. |
|
|
при работе в карьерах (кроме специальных карьерных АТС), при движении по полю, при вывозке леса и т.п. на горизонтальных участках дорог IV и V категорий: для ТС в снаряженном состоянии без груза с полной или частичной загрузкой автомобиля |
(без груза до 20) |
|
при работе в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях, лесных пожаров и других стихийных бедствиях (в зависимости от категории дорог) |
|
|
при учебной езде (в зависимости от того где эксплуатируется ТС: на специальном полигоне или дорогах общего пользования) |
При простоях автомобилей под погрузкой или разгрузкой в пунктах, где запрещено выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады, наличие груза, не допускающего охлаждения кузова, банки и другие объекты), а также в других случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем можно применить надбавку до 10 процентов от базовой нормы за один час простоя.
А в зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5 °C) время года на стоянках при необходимости прогрева (например, на стоянках в ожидании пассажиров или скорой в ожидании врача с больным) устанавливают нормативный расход топлива из расчета за один час стоянки (простоя) с работающим двигателем - до 10 процентов от базовой нормы.
Пример .
В образовательном учреждении г. Новосибирск, для обучения вождению используется автомобиль 111730 "Калина" (ВАЗ-21114). Базовая норма расхода топлива на него составляет 8,3 л/100 км. Пробег ТС менее 100 000 км. Для езды по городу установлен поправочный коэффициент - 20 процентов, а для езды на автодроме - 40 процентов.
При расчете зимней нормы применяют коэффициент 12 процентов. Данная надбавка действует ежегодно с 1 ноября по 15 апреля.
Летняя норма для данного автомобиля составит:
При учебной езде по городу - 9,96 л/100 км (8,3 л/100 км + 20 процентов);
При учебной езде на автодроме - 11,62 л/100 км (8,3 л/100 км + 40 процентов).
Зимняя норма для данного автомобиля составит:
При учебной езде по городу - 10,96 л/100 км (8,3 л/100 км + 20 процентов + 12 процентов);
При учебной езде на автодроме - 12,62 л/100 км (8,3 л/100 км + 40 процентов + 12 процентов).
Надбавки, которые действовали в летнее время отменять не нужно. Исключение - надбавка для автомобилей с кондиционерами. Ее нельзя применять одновременно с зимней надбавкой. Поэтому ее нужно отменить. А когда применяют семипроцентную надбавку, введенную для машины с системой «климат-контроль», этого делать не надо. То есть для расчета базовую норму умножают на сумму коэффициентов. Надбавку для ТС с установкой "климат-контроль" применяют независимо от времени года.
Норма расхода топлив может снижаться. Например при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) коэффициент снижения может достигать 15 процентов.
А, когда авто эксплуатируют в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяют.
При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Нормы расхода смазочных материалов
Данные нормы устанавливают из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для автомобиля. Причем масло - в литрах, а смазка - в килограммах.
Для автомобилей, прошедших капитальный ремонт и находящихся в эксплуатации более пяти лет, норматив расхода масел увеличивается до 20%.
Значения норм расхода смазочных материалов для автомобилей рекомендуется устанавливать на основании химмотологической карты смазки автомобиля или по рекомендациям завода-изготовителя.
При отсутствии данных из вышеперечисленных источников рекомендуется устанавливать значения норм расхода смазочных материалов установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассмотрим некоторые из них. Кстати их ввели как раз в 2015 году (см. табл. 4)
Таблица. 4
|
Марка, модель автомобиля |
Моторные масла, л |
Трансмиссионные и гидравлические масла, л |
Специальные масла и жидкости, л |
Пластичные смазки, л |
|
Легковые автомобили бензиновые |
||||
|
Автомобили зарубежного производства, произведенные в РФ и "АвтоВАЗа" всех моделей и модификаций |
||||
|
Автомобили семейства ГАЗ всех моделей и модификаций |
||||
|
Автомобили семейства УАЗ всех моделей и модификаций |
||||
|
Легковые автомобили дизельные |
||||
|
Автомобили зарубежного производства, произведенные в РФ и отечественного производства |
||||
Пример .
В учреждении на праве оперативного управления находится автомобиль 111840 "Калина" (ВАЗ-11194). Согласно путевым листам за ноябрь он прошел 980 км. Кроме того машина подвергалась ремонту. Базовая норма расхода моторного масла составляет 0,6 л на 100 км. Таким образом, нормативный расход масла за ноябрь составит 7,1 л (0,01 х 980 л х 0,6 л (1 + 0,01 х 20).
Расчет расходов
Для легковых автомобилей значение расхода топлива рассчитывают по следующему соотношению:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),
где Qн - нормативный расход топлива, литры;
Нs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.
Пример.
На балансе администрации учреждения сельского поселения числится автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10). Согласно путевому листу он проехал 120 км, из них:50 км - по селу, 70 км - за пределами села.
Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя учреждения утверждены:
Базовая норма расхода топлива - 13,0 л/100 км;
Надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 10%;
Надбавка за эксплуатацию автомобиля в поселении - 3%.
Нормативный расход топлива составит:
7,35 л (0,01 x 13 x 50 км x (1 + 0,01 x 13)) - по селу;
10,01 л (0,01 x 13 x 70 км x (1 + 0,01 x 10)) - за пределами села.
Таким образом, согласно путевому листу было израсходовано 17,36 л (7,35 + 10,01) бензина.
Данные по нормативному расходованию бензина суммируют по всем путевым листам, и бензин списывают на общую сумму
Для автобусов норма расчета горюче-смазочных материалов расчитывают по другой формуле:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) + Нот x T,
где Qн - нормативный расход топлив, л;
Нs - транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса, л/100 км (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров);
S - пробег автобуса, км;
Нот - норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя, л/ч;
T - время работы автомобиля с включенным отопителем, ч;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Пример .
Согласно данным путевого листа городской автобус НефАЗ-5299-20-22 НефАЗ-5299-20-22 (гор. 114 мест) в зимнее время совершил пробег 190 км с включенным отоплением при времени работы на линии 8 ч. Транспортная норма расхода топлива на пробег для автобуса составляет 39,2 л/100 км. Установлены такие надбавки:
За работу в зимнее время - 10 процентов;
- норма расхода топлива на работу отопителя по данным завода-изготовителя - 4,0 л/ч;Надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек - 15 процентов.
Нормативный расход топлива составляет:
Qн = 0,01 х 39,2 л/100 км х 190 км х (1 + 0,01 х (10 + 15)) + 4 л/ч х 8 ч = 125,1 л.
Для того чтобы правильно вести учет затрат на обслуживание автотранспорта, в том числе следить за расходованием горюче-смазочных материалов, нужны нормативы. Именно для этого и предназначены Методические рекомендации, в которых приведены и смазочных материалов, утвержденные распоряжением Минтранса в 2008 году, и порядок их применения.
Версия актуальная для 2016 года утверждена в 2015 году.Для кого они предназначены
Документ разрабатывался не только для автотранспортных предприятий, которые работают в сфере управления и контроля, но и для учреждений и организаций всех видов и даже для предпринимателей.
Предполагалось, что кроме вычисления нормативного расхода ГСМ и расчета предполагаемых затрат на транспорт, с его помощью будут вести статистическую отчетность, считать себестоимость, использовать для расчета налога на прибыль.
Общие положения
Что изменилось
С 2008 года автомобильный парк обновился и изменилась позиция Минфина по поводу обязательного применения норм для всех без исключения видов организаций.
В 2012 году проводилась экспертиза документа, и выяснилось, что ему необходима доработка, поэтому в 2014 и 2015 годах и были внесены изменения в утвержденные нормы расхода топлива Минтранс.В документ вошли новые пункты (7.1.1 и 7.2.1) с базовыми нормами расхода ГСМ примерно для 900 новых моделей автомобилей, запущенных в производство после 2008 года. До принятия этих поправок для расчетов для этих автомобилей приходилось использовать рекомендации производителя. После принятия изменений необходимо привести учет расходования ГСМ по этим автомобилей в соответствии с ними.
Ожидалось, что в новой редакции будет прописан рекомендательный (но не обязательный) характер применения норм расхода топлива при учете затрат в целях налогообложения. Пока эти изменения в итоговый документ не вошли.
Автомобили общего назначения
В начале II главы описаны виды норм расхода: базовая, транспортная, эксплуатационная. При определении базовой нормы разработчики этого документа учитывали не только конструкцию, но и множество других факторов: к какому типу относится каждое транспортное средство, для чего предназначается, какова масса автомобиля вместе со снаряжением, какой вид топлива он использует и другие. Для автомобилей общего назначения приводится значение базовой нормы в литрах на 100 километров пробега.
- Транспортная норма позволяет учесть работу автомобиля вместе с пассажирами или грузом (в этом случае расход топлива увеличивается).
- Эксплуатационная норма рассчитывается как сумма (или разность) базовой нормы и поправок, учитывающих особенности эксплуатации транспортного средства, его возраст, техническое состояние.
Обычно все эти поправки прописывают в приказе по организации или предприятию и применяют в строгом соответствии с ним.
В каких случаях применяются повышающие надбавки
Их много, перечислим основные: расход топлива повышается при работе автомобиля:
В зимнее время на 5 – 20% в зависимости от региона. Например, в Свердловской области зимняя надбавка равна 10%, и применять ее можно 5,5 месяца (с 1 ноября до 15 апреля). Показатели зимних надбавок по регионам приведены в Приложении 2.
В горной местности на 5 – 20% в зависимости от положения города или района относительно уровня моря.
В городах в зависимости от числа жителей на 5 – 25%. В Екатеринбурге при работе транспорта норму увеличивают на 20% – количество населения приближается к 1,5 миллионам.
Учитывается возраст автомобиля и его общий пробег. Если эта величина составляет не менее 100 000 км, а трудится транспортное средство 5 лет и более, расход топлива можно увеличить на 5%. С 8 лет эксплуатации надбавка может составлять 10% (пробег 150 000 км).
Кроме этого, базовая норма увеличивается для городского транспорта и других автомобилей (в том числе и специальных), которым приходится делать частые остановки, при обкатке после ремонта и новых машин, при учебной езде, при перевозке грузов.
Понижение нормы расхода
Происходит, если автомобиль выезжает за пределы городской черты и едет по дороге I, II, III категории. При этом нельзя применять городские коэффициенты.
Как рассчитать расход по норме
Для удобства все транспортные средства разделены на виды: легковые автомобили (отечественные и импортные), автобусы, грузовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны, . Для каждого вида имеется своя таблица.
Сначала нужно определить, к какой группе относится транспортное средство, отыскать в таблице значение базовой нормы . Применяя поправочные коэффициенты, принятые для данного автомобиля, рассчитываем эксплуатационную норму расхода. Если вид транспортного средства предполагает увеличение расхода на работу оборудования, расчет ведется по алгоритму, прописанному для данного вида.
Например, рассчитаем нормативный расход бензина для автомобиля ВАЗ 21140, возившего в июле 2014 года директора школы в небольшом городке (население 100 000 человек). Базовая норма – 7,9. Эксплуатационная норма 7,9 + 10% (100 тысяч население) + 5% (более 5лет в эксплуатации, пробег большой), получаем 9,1 литра на 100 км. Если пробег равен 700 километров, расход по норме будет равен: 9,1*700/100=63,7 литра.
Чтобы нормы были признаны в налоговых расходах можно воспользоваться письмом Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097, нормативы Минтранса здесь необязательны.
Приложения
- Нормы расхода топлива и смазочных материалов на авто транспорте от 14.03.2008 N АМ-23-р
- Изменения в нормативы от от 14 июля 2015 г. N НА-80-р (последняя редакция, актуальная в 2016 году)
Право организаций выбирать нормы для списания ГСМ - собственные или утвержденные Минтрансом - осталось в 2016 году неизменно. Однако определиться с предпочтениями надо еще в начале года. При этом важно знать обо всех тонкостях использования автотранспорта на своем предприятии, а кроме того - учитывать изменения, вносимые в госнормативы.
Обе системы имеют свои нюансы. И выбор какой-то одной может быть обусловлен как удобством использования, так и выгодой для предприятия.
К преимуществам норм, предложенных Министерством транспорта РФ, относится унифицированность параметров их расчета: марка автомобиля, пробег, базовый расход топлива, а также повышающих коэффициентов по типу дороги, величины груза, времени года и пр.
Не стоит, правда, забывать, что в июле 2015 года Минтранс обновил свое распоряжение о нормах расхода ГСМ. Ведомство внесло коррективы в систему коэффициентов, дополнило реестр автомобилей некоторыми легковыми и грузовыми моделями, автобусами как отечественных, так и иностранных марок.
«Н а повышение ко эффициентов по ряду позиций стоит обратить особое внимание. Министерство увеличило цифры, например, для машин, где есть система климат-контроля; для автомобилей с пониженной средней скоростью движения; для АТС, которые работают в густонаселенных городах, и пр. Нужно очень скрупулезно рассчитывать ГСМ, даже если за основу вы взяли предложенные ведомством нормы. Корректируйте их исходя из индивидуальных особенностей самой машины и условий ее эксплуатации », — комментирует ситуацию Юлия Вольхина, менеджер проекта «Путевые листы и ГСМ».
Решение об изменении норм списания ГСМ для того или иного автомобиля утвердите соответствующим приказом. Вы можете составить его в произвольной форме, но обязательно включите ссылку на распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р с обновленными нормативами.
Разрабатывать собственные нормы списания ГСМ гораздо трудозатратнее, однако для крупных автотранспортных предприятий может быть выгоднее. Расчет требует обкатки каждой машины по традиционному маршруту, в традиционное время, с обычной для нее загрузкой. Специальная комиссия вместе с руководителем организации фиксирует расход топлива. Результаты замеров оформляются специальными актами, чтобы в дальнейшем проверяющие не сомневались в обоснованности цифр. Проведите такую работу по каждому автомобилю в отдельности.
«Чтобы подстраховать себя, в регламентирующих документах укажите, что собственные нормативы вы разработали на основе норм, которые предлагает Минтранс РФ », — советует Юлия Вольхина.
Если у организации есть автомобиль, но автотранспортной она не является, то для целей налогообложения и бухгалтерского учета израсходованных ГСМ каких-либо ограничительных нормативов нет. Поэтому затраты на ГСМ плательщики налога на прибыль могут списывать исходя из фактического расход аподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 , от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097 , от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 .
Однако многие приходят к тому, что подобные нормативы нужны прежде всего для себя - чтобы понимать, сколько реально тратится бензина на деловые поездки, а что «сгорает» в угоду каким-то иным целям водителей. Да и экономическую обоснованность расходов на топливо при общении с проверяющими проще подтвердить с помощью нормативов.
Мы посмотрим, как установить нормативы расходов на бензин для легковых автомобилей с учетом изменений, внесенных прошлым летом Минтрансом в Методические рекомендации.
Упрощенцы на «доходно-расходной» УСН списывают расходы на приобретенное топливо на день оплаты поставщику независимо от даты его фактического расходования (списания его в производств о)подп. 5 п. 1 ст. 346.16 , подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ .
Однако их расходы тоже должны быть экономически обоснованн ып. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413 . Поэтому и упрощенцам нужно следить за целевой направленностью расходования автомобильного топлива.
Разрабатываем топливные нормы
Сначала лучше определить базовую норму расхода топлива для конкретного автомобиля. А затем в зависимости от условий эксплуатации автомобиля применять те или иные корректирующие/поправочные коэффициенты.
ШАГ 1. Определяем базовую норму
Базовая норма расхода топлива - его расход в условиях, приближенных к идеальным (без пробок и прочих факторов, препятствующих движению).
Для этого есть несколько способов:
- <или> по минтрансовским норматива мМетодические рекомендации, утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее - Методические рекомендации); Письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 ;
- <или> исходя из данных о расходе топлива, указанных заводом-изготовителем в технической документации на автомобиль;
- <или> на основании самостоятельных контрольных замеров. Важно обратить внимание на условия, в которых они проводятся. Чтобы результаты таких замеров показывали именно базовую норму расхода топлива, их надо проводить при хорошей плюсовой погоде, без использования кондиционера или системы климат-контроля, при отсутствии пробок и т. д. Результаты таких замеров должны быть зафиксированы в акте или другом внутреннем документе. Понятно, что подобные замеры и разработки - дело не бухгалтерии. Руководство должно это кому-то поручить.
Чтобы не напрягаться, часто руководство поручает бухгалтерии взять базовую норму из минтрансовских Рекомендаций. Это проще, чем самостоятельно проводить замеры и изыскания.
ШАГ 2. Устанавливаем коэффициенты/надбавки
В этом случае также проще ориентироваться на Рекомендации Минтранса. Если же указанные в них значения повышающих коэффициентов по каким-то причинам не устраивают вашу организацию, можно делать самостоятельные замеры расхода топлива при движении автомобиля в различных условиях.
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Использовать данные о среднем расходе топлива из внутреннего компьютера автомобиля невыгодно, потому что подсчитанный машиной расход не всегда соответствует реальному. Зачастую он бывает сильно занижен.
Учтите, что если вы установили нормы расхода топлива и применяемые коэффициенты по минтрансовским Рекомендациям в 2015 г. или ранее, то их можно пересмотреть, поскольку летом 2015 г. Минтранс внес изменения в свои Рекомендации. В частности, увеличились некоторые повышающие коэффициенты, причем существенно.
Мы посмотрим наиболее востребованные коэффициенты:
- «городской» - зависит от численности населения в населенном пункте. К примеру, при численности свыше 5 млн человек возможно применение коэффициента до 35% включительн оп. 5 Методических рекомендаций , от 1 до 5 млн человек - до 25%;
- «возрастной» - к примеру, для автомобилей старше 5 лет или с пробегом более 100 тыс. км можно применить коэффициент до 5%;
- «зимний» - может составлять от 5 до 20% в зависимости от климатического район априложение № 2 к Методическим рекомендациям . Так, в Москве и Московской области срок действия зимних надбавок - с 1 ноября по 31 марта (5 месяцев). Предельный зимний коэффициент - 10%;
- коэффициент для кондиционера - до 7%, такой же коэффициент предусмотрен и при использовании системы «климат-контроль»;
- чрезвычайные погодные коэффициенты - к примеру, при сильном снегопаде и гололедице можно использовать коэффициент до 35%;
- коэффициенты за сложность - например, можно применить повышающий коэффициент для поездок с пониженной средней скоростью движения (при перевозке нестандартных, опасных грузов, грузов в стекле и т. п.) в диапазоне: 20- 40 км/ч - до 15%, со средней скоростью ниже 20 км/ч - до 35%.
ШАГ 3. Считаем итоговую (рабочую) норму
Для этого надо взять базовую норму и учесть применяемые коэффициенты. Если их несколько, то надо их суммировать:
Учтите, что, если базовая норма установлена в организации путем самостоятельных контрольных замеров, применение некоторых повышающих коэффициентов может быть неоправданно. К примеру, применение возрастного коэффициента, если контрольный замер сделан на конкретном автомобиле в том же году, или зимнего коэффициента, если замер расхода топлива был сделан в зимний период.
Документируем утвержденные нормы и коэффициенты
Посмотрим на примере, как организация может установить норматив расхода топлива, если она решила самостоятельно провести базовые контрольные замеры, но использовать корректирующие коэффициенты, рекомендованные Минтрансом (в тех случаях, когда их применение обоснованно). Условия следующие:
- автомобиль - Lexus RX 300, оснащен кондиционером;
- пробег - более 110 тыс. км;
- используется на территории Москвы (численность населения свыше 5 млн человек);
- замер сделан летом в хорошую погоду, при отключенном кондиционере.
Общество с ограниченной ответственностью «Организация»
Акт установления норматива расхода топлива
г. Москва
Комиссия в составе:
- председатель комиссии Иванов А.С. - директор ООО «Организация»;
- члены комиссии:
– Петров В.С. - начальник транспортного цеха;
– Сидоров О.И. - водитель
1. Произвела контрольный замер расхода топлива по автомобилю Lexus RX 300, гос. номер Н878КК177, по ровной свободной городской дороге с асфальтовым покрытием, без пробок.
2. На основании проведенного замера утвердила для автомобиля Lexus RX 300 базовую норму расхода топлива - 16 л/100 км.
3. Утвердила применение следующих повышающих коэффициентов из Методических рекомендаций Минтранса:
Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки
14.11.2016Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.
Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:
- свыше 5 миллионов человек - норму можно увеличить до 35 процентов;
- от 1 до 5 миллионов человек - до 25 процентов;
- от 250 тысяч до 1 миллиона человек - до 15 процентов;
- от 100 до 250 тысяч человек - до 10 процентов;
- до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5 процентов.
В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.
Нормы расхода топлива и налоговый учет
По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.
Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее - Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.
Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.
Образец приказа о нормах расходования топлива в компании
Приказ
На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» в период с 1 апреля по 31 октября - 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент - 10%. Итоговая «зимняя» норма расхода топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Иванов И.И.
Расход топлива в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:
- путевого листа (списывают используемое топливо);
- акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).
С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.
К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.
Списание ГСМ может производиться следующими методами:
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).
Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.
Приход отражают проводками:
ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
Оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;
ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
Оприходовано приобретенное через поставщика топливо;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
Принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
Принят НДС к зачету.
Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
Списано израсходованное топливо.
Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.
Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:
(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.
1) Рассмотрим вариант списания по факту.
В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 50 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:
50 + 30 - 51 = 29 л.
Сумма к списанию:
29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
1154,49 руб. - списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.
2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса - 7600 км, в конце - 7850 км. Пройдено 250 км.
Для списания бензина по норме используем формулу:
Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),
где: Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.
Считаем расход бензина:
0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.
Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
1270,74 руб. - списание бензина.
Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.
Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.
Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.
Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.
Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.